Usein kysyttyä

Workmind on selainpohjainen ja helppokäyttöinen työkalu työssä selviytymisvalmiuksien arviointiprosessiin. Se auttaa tekemään näkyväksi havaintoja, jotka liittyvät esimerkiksi yksilön jaksamiseen, toiminnanohjaukseen, vuorovaikutukseen ja työssä selviytymiseen. Workmind ei arvioi varsinaisia työtaitoja, vaan työllistymiseen, työssä pysymisen ja työelämään palaamisen kannalta keskeisiä elämänhallinnan tekijöitä. Tarkoituksena on tukea työllistymistä sekä työ- ja toimintakyvyn seurantaa keräämällä käyttäjiltä ja ammattilaisilta havaintoja, tekemällä niistä yhteenvetoja ja auttamalla seuraavien toimenpiteiden suunnittelussa.

Workmind soveltuu laajasti työelämässä tukemiseen, mm.:

• neuropsykiatristen erityispiirteiden tunnistamiseen
• kuntouttavaan työtoimintaan ja työkokeiluihin
• työhönvalmennukseen ja työelämässä oppimiseen
• toimintakyvyn arviointiin sairaudesta toipumisen jälkeen
• työkykyarviointeihin ja ammatilliseen kuntoutukseen.

Se on tarkoitettu esimerkiksi hyvinvointialueiden, työllisyysalueiden, työterveyshuoltojen, työpajojen, työhönvalmennuskeskusten, asumisyksiköiden ja oppilaitosten käyttöön.
Sovellusta voivat käyttävää esimerkiksi työ- ja yksilövalmentajat, ohjaajat, kuntoutusohjaajat, työhönvalmentajat ja moniammatilliset työryhmät.

Kirjautumissivu löytyy osoitteesta: https://app.wellmind.fi. Myös Wellmindin verkkosivuilla on useita kirjautumislinkkejä. Kirjautuminen tapahtuu joko:

• Single Sign-On (SSO) -tunnistautumisella tai
• sähköpostitunnus–salasana -kirjautumisella.

Alussa kirjautuja luo itselleen salasanan. Unohtuneen salasanan voi  helposti myös palauttaa ”Unohdin salasanani” -toiminnolla.

Työllistävän toimenpiteen havainnoija (esimerkiksi työvalmentaja) ja havainnoinnin kohteena oleva henkilö (asiakas) täyttävät identtisen lomakkeen eri aihealueista. Lomakkeet sisältävät valmiita havaintolauseita ja vapaita tekstikenttiä. Käytettävissä on yli 200 valmista lausetta.
Sovellus muodostaa automaattisesti yhteenvedon ja mahdollistaa reaaliaikaisen vertailun kahden arvioijan välillä.
Prosessin koordinoija voi seurata reaaliajassa etenemistä ja koostaa lopullisen raportin jatkotoimia varten.

Ei tarvita. Workmind on selainpohjainen web-sovellus, joka toimii kaikilla yleisimmillä selaimilla ja laitteilla – tietokoneella, tabletilla ja puhelimella. Sovellus ei vaadi asennusta.

Arviointi koostuu useista elämänhallintaan ja työssä selviytymiseen liittyvistä teemoista. Se on jaettu kolmeen osakokonaisuuteen:

• Jaksaminen ja työkäyttäytymistaidot (esim. motivaatio, vuorovaikutus, käyttäytyminen)
• Toiminnanohjaus ja tarkkaavuus (esim. aloittaminen, tunteiden säätely, keskittyminen, muisti)
• Työn suunnittelu, toteutus ja hahmottaminen (esim. motoriikka, ohjeistusten tulkitseminen, hahmottaminen).

Valittavana on yli 200 valmista havaintolausetta sekä mahdollisuus lisätä omia huomioita.

Kyllä. Workmindissa on toiminto tavoitteiden asettamista ja niiden toteutumisen seuraamista varten. Tavoitteita voi lisätä rajattomasti. Niitä voidaan kirjata jo toiminnan alussa tai myöhemmin prosessin aikana, esimerkiksi yhteisissä välitapaamisissa. Asetetut tavoitteet on näkyvissä kaikille rooleille. Lopullisessa raportissa näkyy tiivistelmä asetetuista tavoitteista ja niiden toteutumisesta.

Workmindissa on useita rooleja. Jokaisella roolilla on omat oikeutensa tietojen katseluun ja muokkaamiseen:

• Organisaation pääkäyttäjä hallinnoi käyttäjiä ja käyttöoikeuksia ja voi jakaa rakenteen eri yksiköihin tai toimipisteisiin.
• Yksikön pääkäyttäjä hallinnoi oman yksikön käyttäjiä
• Koordinoija hallinnoi oman yksikön käyttäjiä (pääkäyttäjiä lukuun ottamatta) sekä pääasiallisesti hallinnoi yksittäisiä
  arviointeja: yhteenvetoa, raportointia ja tavoitteiden asettamista
• Havainnoija täyttää lomakkeen ja voi ladata ja tulostaa tavoitteet
• Asiakas  täyttää lomakkeen ja voi ladata ja tulostaa tavoitteet ja valmiin raportin
• Muu valtuutettu on verkoston jäsen esimerkiksi organisaation oma tai muun organisaation edustaja, jolle on annettu oikeudet katsella ja ladata raportteja.

Kyllä. Tietoturva ja tietosuoja ovat keskeisiä lähtökohtia. Palvelu täyttää EU:n ja Suomen tietosuojalainsäädännön (GDPR) vaatimukset. Palvelu on toteutettu Firebase- ja Google Cloud -alustoille, ja se on suunniteltu noudattamaan tietosuojan ja tietoturvan periaatteita sekä korkean saatavuuden vaatimuksia.:

• kaikki henkilötiedot käsitellään ja säilytetään EU-/ETA-alueella
• järjestelmällä on säännölliset varmuuskopiot ja toipumissuunnitelma
• palvelulle tehdään säännöllisiä haavoittuvuusskannauksia
• käyttäjätoiminnoista pidetään lokia, josta ilmenee, kuka on käsitellyt mitäkin tietoja ja milloin.

Kaikki liikenne palvelun ja käyttäjän selaimen välillä on suojattu TLS:llä, ja hosting hyödyntää HSTS-käytäntöä estääkseen turvattomat yhteydet.
Tiedot ovat salattuja levossa Google Cloudin oletusmekanismeilla, jotka perustuvat vahvaan AES-256-salaukseen.

Keskeisenä tavoitteena on varmistaa, että henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti, oikeellisesti ja käyttötarkoitukseen sidotusti. Vain ennakkoon määritellyt ihmiset voivat nähdä asiakkaan tiedot. Asiakas näkee omalta päätelaitteeltaan kaikki mukana olevat henkilöt ja heidän roolinsa.

Kyllä. Asiakas voi koska tahansa pyytää ja saada omat tietonsa sähköisessä, rakenteisessa muodossa ilman aiheetonta viivytystä ja kustannuksia.
Lisäksi asiakas voi tarkistaa, kuka on käsitellyt hänen tietojaan ja miksi.

Sovellus muodostaa täytön aikana reaaliaikaisen yhteenvedon, jossa näkyvät rinnakkain sekä havainnoijan että asiakkaan havainnot. Prosessin edetessä koordinoija, havainnoija ja asiakas voivat yhdessä täydentää ja viimeistellä yhteenvedon, joka tallennetaan raportiksi.
Raportin tulokset esitetään myös graafisesti. Kaikki tiedot tallentuvat sähköisesti palvelimelle, ja niitä voi tarkastella omalta päätelaitteelta tai ladata PDF- tai Word-muodossa. Valmiit raportit voidaan jakaa sähköisesti esimerkiksi moniammatillisen työryhmän jäsenille tai muille valtuutetuille.

Paperiset lomakkeet voidaan unohtaa. Skaalautuva web-sovellus on aina mukana. Selkeä käyttöliittymä ja helposti ymmärrettävä sisältö tekevät täyttämisen mahdolliseksi laajalle kohderyhmälle. Workmind:

• ohjaa havainnoimaan arvioinnin kannalta keskeisiä asioita
• yhtenäistää arviointiprosessit ja varmistaa tasalaatuisuuden
• prosessit ovat läpinäkyviä, vuorovaikutteisia ja helposti raportoitavia
• parantaa tiedonkulkua ja raportti on hyödynnettävissä suoraan jatkotoimissa
• mahdollistaa arviointien seurannan ja vertailun eri vaiheissa
• tukee yhteistyötä asiakkaan, havainnoijan ja koordinoijan välillä.

Järjestelmä tuottaa käytöstä automaattiset kuukausiraportit määritetyille henkilöille. Eri sopimuksella on mahdollista kerätä myös yksityiskohtaisempaa käyttödataa. Datan analysoinnilla voidaan tunnistaa laajemmin niitä yleisiä haasteita ja vahvuuksia, joilla on erityisiä vaikutuksia esimerkiksi työllistymiseen.

Kyllä. Näkymään saa aina lisättyä organisaation logon. Lisäksi eri sopimuksella sovelluksen ulkoasua voidaan muokata organisaation brändin mukaiseksi ja luoda myös omia kyselylomakkeita ja asteikkoja.

Workmindin asiakastuki palvelee suomeksi. Yhteystiedot löytyvät Workmindin kirjautumissivulta.
Tukea saa sekä käyttöönottoon että käytön aikana sähköpostitse ja tarvittaessa etätuen avulla.
Järjestämme myös erilaisia koulutuksia, konsultointia ja työnohjausta tukemaan arviointityötä.

Workmind ei ole pelkkä kysely, vaan toimintaympäristössä tapahtuvan havainnoinnin työkalu. Se mahdollistaa pitkäaikaisen, reaaliaikaisen ja moniammatillisen arviointiprosessin, joka tukee sekä yksilön että organisaation tavoitteita.