Usein kysyttyä

Workmind on selainpohjainen ja helppokäyttöinen työkalu työssä selviytymisvalmiuksien arviointiprosessiin aidoissa työtehtävissä ja ympäristöissä. Workmind auttaa tekemään näkyväksi havaintoja, jotka liittyvät esimerkiksi työnhakija-asiakkaan jaksamiseen, toiminnanohjaukseen, vuorovaikutukseen ja työssä selviytymiseen. Workmindilla arvioidaan työllistymiseen, työssä pysymisen ja työelämään palaamisen kannalta keskeisiä elämänhallinnan tekijöitä. Sen avulla tuetaan työllistymistä ja työ- ja toimintakyvyn seurantaa, asettamalla tavoitteita, keräämällä käyttäjiltä ja ammattilaisilta havaintoja, tekemällä niistä yhteenvetoja ja auttamalla seuraavien toimenpiteiden suunnittelussa.

Workmind on tarkoitettu esimerkiksi hyvinvointialueiden, työllisyysalueiden, työterveyshuoltojen, työpajojen, työhönvalmennuskeskusten, asumisyksiköiden ja oppilaitosten käyttöön. Sovellusta voivat käyttävää esimerkiksi työ- ja yksilövalmentajat, ohjaajat, kuntoutusohjaajat, työhönvalmentajat ja moniammatilliset työryhmät. Koska selviytymisvalmiuksien havainnointi tapahtuu aidoissa työtehtävissä ja ympäristöissä, luonnollisesti käyttäjäryhmään kuuluvat myös työnantajat. Workmind soveltuu laajasti työelämässä tukemiseen, mm.:

• työllistymisen ja työhönvalmennuksen tueksi
• työkokeilujen ja palkkatuetun työn seurantaan
• työkykyarvioihin
• kuntoutuksen suunnitteluun ja seurantaan
• työssä selviytymisen tuen tarpeiden tunnistamiseen
• toimintakyvyn muutoksen arviointiin
• eläke- ja muihin lääkärinlausuntoihin toimintakyvyn kuvaamisen tueksi

Eläkelausunnoissa ja työkykyarvioissa Workmind voi täydentää diagnoosi- ja oirekuvausta tuottamalla systemaattista tietoa siitä, miten toimintakyvyn rajoitteet näkyvät käytännössä työssä selviytymisessä.

Kirjautumissivu löytyy osoitteesta: https://app.wellmind.fi. Myös Wellmindin verkkosivuilla on useita kirjautumislinkkejä. Kirjautuminen tapahtuu joko:

• Single Sign-On (SSO) -tunnistautumisella tai
• sähköpostitunnus–salasana -kirjautumisella.

Kirjautuja luo itselleen salasanan. Unohtuneen salasanan voi  helposti myös palauttaa ”Unohdin salasanani” -toiminnolla.

Työllistävän toimenpiteen havainnoija (esimerkiksi työvalmentaja tai työpaikan havainnoinnista vastaava henkilö) ja havainnoinnin kohteena oleva henkilö (asiakas) täyttävät identtisen lomakkeen eri aihealueista. Lomakkeet sisältävät valmiita havaintolauseita ja vapaita tekstikenttiä. Valittavana on yli 200 valmista lausetta.
Sovellus muodostaa automaattisesti yhteenvedon ja mahdollistaa reaaliaikaisen vertailun kahden arvioijan välillä.
Prosessin koordinoija voi seurata reaaliajassa etenemistä, vertailla havaintoja ja koostaa lopullisen raportin jatkotoimia varten.

Ei tarvita. Workmind on selainpohjainen web-sovellus, joka toimii kaikilla yleisimmillä selaimilla ja laitteilla – tietokoneella, tabletilla ja puhelimella. Sovellus ei vaadi asennusta.

Arviointi koostuu useista elämänhallintaan ja työssä selviytymiseen liittyvistä teemoista. Se on jaettu kolmeen osakokonaisuuteen:

• Jaksaminen ja työkäyttäytymistaidot (esim. motivaatio, sosiaalinen vuorovaikutus, käyttäytyminen)
• Toiminnanohjaus ja tarkkaavuus (esim. aloittaminen, tunteiden säätely, keskittyminen, muisti)
• Työn suunnittelu, toteutus ja hahmottaminen (esim. motoriikka, ohjeistusten tulkitseminen, hahmottaminen).

Valittavana on yli 200 valmista havaintolausetta sekä mahdollisuus lisätä omia huomioita.

Kyllä. Workmindissa on toiminto tavoitteiden asettamista ja niiden toteutumisen seuraamista varten. Tavoitteita voi lisätä rajattomasti. Niitä voidaan kirjata jo toiminnan alussa tai myöhemmin prosessin aikana, esimerkiksi yhteisissä välitapaamisissa. Asetetut tavoitteet ovat näkyvissä kaikille rooleille. Lopullisessa raportissa näkyy tiivistelmä asetetuista tavoitteista ja niiden toteutumisesta.

Workmindissa on useita rooleja. Jokaisella roolilla on omat oikeutensa tietojen katseluun ja muokkaamiseen:

• Organisaation pääkäyttäjä hallinnoi käyttäjiä ja käyttöoikeuksia ja voi jakaa rakenteen eri yksiköihin tai toimipisteisiin.
• Yksikön pääkäyttäjä hallinnoi oman yksikön käyttäjiä.
• Koordinoija hallinnoi oman yksikön käyttäjiä sekä pääasiallisesti hallinnoi yksittäisiä
  arviointeja: yhteenvetoa, raportointia ja tavoitteiden asettamista.
• Havainnoija täyttää lomakkeen ja voi ladata ja tulostaa tavoitteet.
• Asiakas  täyttää lomakkeen ja voi ladata ja tulostaa tavoitteet ja valmiin raportin.
• Muu valtuutettu on verkoston jäsen esimerkiksi organisaation oma tai muun organisaation edustaja, jolle on annettu oikeudet katsella ja ladata raportteja.

Kyllä. Tietoturva ja tietosuoja ovat keskeisiä lähtökohtia. Palvelu täyttää EU:n ja Suomen tietosuojalainsäädännön (GDPR) vaatimukset. Palvelu on toteutettu Firebase- ja Google Cloud -alustoille, ja se on suunniteltu noudattamaan tietosuojan ja tietoturvan periaatteita sekä korkean saatavuuden vaatimuksia.:

• kaikki henkilötiedot käsitellään ja säilytetään EU-/ETA-alueella
• järjestelmällä on säännölliset varmuuskopiot ja toipumissuunnitelma
• palvelulle tehdään säännöllisiä haavoittuvuusskannauksia
• käyttäjätoiminnoista pidetään lokia, josta ilmenee, kuka on käsitellyt mitäkin tietoja ja milloin.

Kaikki liikenne palvelun ja käyttäjän selaimen välillä on suojattu TLS:llä, ja hosting hyödyntää HSTS-käytäntöä estääkseen turvattomat yhteydet.
Tiedot ovat salattuja levossa Google Cloudin oletusmekanismeilla, jotka perustuvat vahvaan AES-256-salaukseen.

Keskeisenä tavoitteena on varmistaa, että henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti, oikeellisesti ja käyttötarkoitukseen sidotusti. Vain ennakkoon määritellyt ihmiset voivat nähdä asiakkaan tiedot. Asiakas näkee omalta päätelaitteeltaan kaikki mukana olevat henkilöt ja heidän roolinsa.

Kyllä. Asiakas voi koska tahansa pyytää ja saada omat tietonsa sähköisessä, rakenteisessa muodossa ilman aiheetonta viivytystä ja kustannuksia.
Lisäksi asiakas voi tarkistaa, kuka on käsitellyt hänen tietojaan ja miksi.

Sovellus muodostaa täytön aikana reaaliaikaisen yhteenvedon, jossa näkyvät rinnakkain sekä havainnoijan että asiakkaan havainnot. Prosessin edetessä koordinoija, havainnoija ja asiakas voivat yhdessä täydentää ja viimeistellä yhteenvetoa esimerkiksi yhteisissä palautekeskusteluissa. Kaikki kirjattu informaatio tallentuu raporttiin.
Valmis raportti voidaan jakaa sähköisesti esimerkiksi moniammatillisen työryhmän jäsenille tai muille valtuutetuille ja niitä voi tarkastella omalta päätelaitteelta tai ladata PDF- tai Word-muodossa. 

Paperiset lomakkeet voidaan unohtaa. Skaalautuva web-sovellus on aina mukana. Selkeä käyttöliittymä ja helposti ymmärrettävä sisältö tekevät täyttämisen mahdolliseksi laajalle kohderyhmälle. Arviointi voidaan tehdä useasta näkökulmasta, esimerkiksi asiakkaan, ammattilaisen, työhönvalmentajan tai työnantajan toimesta. Näin omaa näkemystä voidaan vertailla ja yhdistää käytännön työtilanteissa tehtyihin havaintoihin. Workmind:

• ohjaa havainnoimaan arvioinnin kannalta keskeisiä asioita
• yhtenäistää arviointiprosessit ja varmistaa tasalaatuisuuden
• prosessit ovat läpinäkyviä, vuorovaikutteisia ja helposti raportoitavia
• parantaa tiedonkulkua ja raportti on hyödynnettävissä suoraan jatkotoimissa
• mahdollistaa arviointien seurannan ja vertailun eri vaiheissa
• tukee yhteistyötä asiakkaan, havainnoijan ja koordinoijan välillä.

Järjestelmä tuottaa käytöstä automaattiset kuukausiraportit määritetyille henkilöille. Eri sopimuksella on mahdollista kerätä myös yksityiskohtaisempaa käyttödataa. Datan analysoinnilla voidaan tunnistaa laajemmin niitä yleisiä haasteita ja vahvuuksia, joilla on erityisiä vaikutuksia esimerkiksi työllistymiseen.

Kyllä. Näkymään saa aina lisättyä organisaation logon. Lisäksi eri sopimuksella sovelluksen ulkoasua voidaan muokata organisaation brändin mukaiseksi ja luoda myös omia kyselylomakkeita ja asteikkoja.

Workmindin asiakastuki palvelee suomeksi. Yhteystiedot löytyvät Workmindin kirjautumissivulta.
Tukea saa sekä käyttöönottoon että käytön aikana sähköpostitse ja tarvittaessa etätuen avulla.
Järjestämme myös erilaisia koulutuksia, konsultointia ja työnohjausta tukemaan arviointityötä.

Workmind ei ole pelkkä kysely, vaan vuorovaikutteinen toimintaympäristössä tapahtuvan havainnoinnin työkalu. Se mahdollistaa pitkäaikaisen, reaaliaikaisen ja moniammatillisen arviointiprosessin, joka tukee sekä yksilön että organisaation tavoitteita.